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Les services d’appui aux études gardent le cap : entrevue avec Catherine Lavoie, coordonnatrice au succès scolaire

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15 octobre 2021

Crédit visuel : Nisrine Nail – Directrice artistique

Entrevue réalisée par Johan Savoy – Journaliste

Dans un contexte de transition où l’heure est à la réadaptation sur le campus uottavien, les services d’appui aux études semblent s’être acclimatés à la situation selon Catherine Lavoie, coordonnatrice au succès scolaire de l’Université d’Ottawa (U d’O). Elle dresse un portrait des différents services transférés en mode virtuel et regroupés désormais sur la page web du GPS académique.

La Rotonde (LR) : Quel est votre poste au sein de l’Unité d’appui aux études et en quoi consiste votre rôle ?

Catherine Lavoie (CL) : Je suis coordonnatrice au succès scolaire au sein de l’Unité qui regroupe les multiples services de mentorat et le Centre d’aide à la rédaction des travaux universitaires (CARTU). Nous sommes également chargé.e.s des orientations d’été et d’hiver. Nous nous occupons aussi de la formation des mentor.e.s évoluant dans les différents centres de mentorat de l’Université pour la formation initiale, mais aussi pour la formation continue. Tous ces services sont à présent regroupés et accessibles sur la page du GPS académique.

LR : Comment avez-vous vécu le transfert de vos services vers le mode virtuel ?

CL : Cela a représenté un énorme défi puisque nous avons dû procéder à une réorientation et réorganisation de tous nos processus. Nous avons révisé nos méthodes de communication, d’embauche et de formation des employé.e.s, ce qui a transformé profondément nos habitudes de travail et d’interaction avec nos collègues, mais aussi avec la communauté étudiante.

Nous pouvons avancer que cela a créé un certain rapprochement entre les différents services et fait naître une véritable volonté de travailler ensemble. Finalement, bien que le nouveau système demande une certaine capacité d’adaptation et énormément de planification, je pense que cela a rendu les services plus accessibles aux étudiant.e.s et a augmenté la qualité des communications.

LR : Ces changements ont-ils provoqué une variation de la fréquentation des étudiant.e.s dans les différents services d’aide ? Avez-vous ressenti un réel changement ?

CL : Nous pouvons parler en effet d’une augmentation de la fréquentation depuis que les services sont offerts de manière virtuelle, même si nous réintégrons les services en personne cette année. De plus, si l’on se concentre uniquement sur l’année passée, nous pouvons constater une augmentation marquée qui s’explique notamment par l’ajout du clavardage disponible 7 jours sur 7. Ce nouvel outil nous permet d’établir un véritable pont de communication avec les étudiant.e.s, ce qui facilite l’accès à certaines ressources et à certains services, tous présentés sur la page du GPS académique. Le clavardage permet à l’étudiant.e de discuter instantanément avec un.e mentor.e et donc d’obtenir immédiatement des réponses à ses interrogations.

Nous avons également pu constater une forte hausse de la fréquentation à l’UOrientation cet été, qui proposait une importante série de webinaires avec de multiples partenaires. Nous avons adopté pour cela un format bimodal qui a permis de connecter les étudiant.e.s présent.e.s sur le campus et ceux.celles à la maison. 

LR : Pouvez-vous établir un profil type d’étudiant.e qui a recours aux services d’appui ? S’agit-il uniquement de personnes en difficulté ?

CL : La population étudiante fréquentant nos services est réellement diversifiée. Nous avons des étudiant.e.s de première année qui représentent, il est vrai, une part importante de notre clientèle, mais nous avons aussi des étudiant.e.s un peu plus expérimenté.e.s qui désirent obtenir de la rétroaction sur leurs travaux ou encore pousser un peu plus loin la réflexion.

Nous en avons également pour qui la langue maternelle n’est pas l’une des deux langues officielles et qui ont besoin d’appui au niveau de l’emploi de la langue en général ou de l’utilisation des différents outils à leur disposition.

En résumé, nous recevons donc des étudiant.e.s provenant de tout horizon et de tout niveau, allant de la première année de baccalauréat au doctorat. Chaque personne vient avec ses raisons, et nous essayons de répondre de la meilleure façon possible à leurs besoins.

LR : Nous nous situons actuellement dans une période de transition caractérisée par une reprise partielle des activités sur le campus. Pensez-vous que le format virtuel est amené à perdurer en ce qui concerne vos services ?

CL : Nous avons remarqué que ce mode de fonctionnement permet de réellement répondre aux besoins des étudiant.e.s. Cela dit, nos bureaux ont à nouveau ouverts leurs portes, ce qui nous permettra dans un premier temps d’accueillir les étudiant.e.s pour les orienter vers les bons services ou encore d’établir un contact pour pouvoir ensuite partager des documents par voie électronique. Les services de mentorat en eux-mêmes resteront cependant en format virtuel, pour le moment, de manière à respecter les directives de la santé publique en matière de distanciation.

Nous nous acheminons donc vers un format hybride puisque la flexibilité offerte par le virtuel est appréciée de la population étudiante même si celle-ci tend à vouloir retrouver une certaine vie sociale sur le campus.

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