Crédit visuel : Nisrine Nail – Directrice artistique

Entrevue réalisée par Malek Ben Amar – Journaliste

Le onzième rapport annuel du Bureau de l’ombudsman, couvrant la période du 1er juin 2020 au 31 mai 2021, a été publié. Pour connaître les grandes lignes de ce rapport et dévoiler ses points pertinents, La Rotonde s’entretient avec Martine Conway, ombudsman à l’Université d’Ottawa (U d’O).

La Rotonde (LR) : En quoi consiste exactement le rôle de l’ombudsman ?

Martine Conway (MC) : Le Bureau de l’ombudsman a pour mandat d’offrir un service indépendant, impartial et confidentiel aux membres de la communauté universitaire pour les aider dans la recherche de solutions justes et équitables aux problèmes et aux plaintes que ceux.celles-ci soulèvent.

Dépendamment de la situation et des étapes déjà suivies par la personne concernée, l’ombudsman offre de l’information et des conseils sur les processus disponibles, aide à faciliter la communication entre la personne et l’administration, et peut également examiner les plaintes. L’ombudsman peut aussi soulever des questions générales ou faire des recommandations pour améliorer les politiques ainsi que les procédures institutionnelles.

LR : Selon vous, quelles est l’importance d’élaborer un tel rapport ?

MC : Le rapport comporte de l’information sur le type de problématiques que les membres de la communauté universitaire ont soulevées tout au long des années 2020 et 2021, ainsi que sur les services reçus. Il comporte aussi des exemples de dossiers traités pour illustrer comment l’ombudsman procède. Enfin, il mentionne des remarques sur les problématiques observées, des recommandations et des mises à jour sur les recommandations passées.

Les étudiant.e.s évoquent en particulier des contraintes d’ordre académique, notamment les problèmes d’évaluation, les demandes d’exceptions, les perturbations au sein d’un cours et la progression dans un programme. Des questions d’ordre financier tels que les frais de scolarité et l’aide financière ont été également notées. Aux deuxième et troisième cycles s’ajoutent aussi des questions sur la relation de supervision. Quant aux employé.e.s, ils.elles se questionnent généralement sur les relations interpersonnelles et le milieu de travail.

Dans le contexte du stress et des changements constants dus aux répercussions de la pandémie, le rapport souligne l’importance de l’équité relationnelle pour désamorcer les situations de conflit et résoudre les problèmes administratifs. Il met en exergue l’importance de l’écoute, de la clarté de l’information, du respect, de la transparence ainsi que de la courtoisie.

Puisqu’il offre une perspective indépendante, le Bureau de l’ombudsman soutient la mise en œuvre des valeurs et des objectifs d’inclusion qui sont au cœur de la mission des universités, et qui restent toujours un défi dans notre société. Lorsqu’une institution améliore ses processus pour qu’ils soient accessibles à tou.te.s les membres de la communauté universitaire et soient respectueux de leurs besoins, elle crée un campus plus juste et plus sain.

LR : Le rapport propose des améliorations à apporter dans les syllabus et pratiques de cours pour éviter de créer des obstacles à l’inclusion d’étudiant.e.s vivant des situations d’handicap. Comment faire valoir les droits de ces dernier.e.s ?

MC : Nous avons remarqué que le règlement I.8.5 Plan de cours n’exige pas d’inclure dans le syllabus un énoncé sur les accommodements scolaires. Le règlement II.5.3 Évaluation différée pour le deuxième et troisième cycles ne mentionne pas non plus la notion de situation de vie exceptionnelle.

Certains plans de cours ne comportent aucun énoncé sur les accommodements scolaires, et d’autres comportent des exigences pouvant créer de véritables obstacles pour des étudiant.e.s en situation d’handicap ou en situation de vie exceptionnelle.

Plusieurs exemples reflètent ce défaut d’inclusion, comme un plan de cours indiquant la possibilité d’obtenir un examen différé mais seulement sur présentation d’une note des services médicaux de l’Université. Cette instruction semble exclure la situation de vie exceptionnelle. Ou bien parfois, le plan de cours comporte une exigence de participation, où les points sont perdus pour des absences plutôt que pour un manque de qualité de la participation. Tout cela peut affecter les étudiant.e.s vivant dans certaines conditions chroniques.

C’est pourquoi nous avons recommandé d’ajouter l’exigence d’inclure un énoncé sur les accommodements scolaires dans le règlement scolaire I.8.5 sur les plans de cours et l’ajout de la notion de situation de vie exceptionnelle dans le règlement II.5.3 sur l’évaluation différée. Nous avons également demandé aux facultés de faire des rappels auprès du personnel enseignant au sujet des plans de cours.

LR : Qu’est-ce que la création d’une page web centralisée pour informer des différentes instances à qui s’adresser, en cas de problème académique ou de demande d’exception, implique ?

MC : Nous avons remarqué que l’information qui présente les options à suivre en cas de maladie ou de situation de vie exceptionnelle est disponible sur le site de l’Université, mais est dispersée dans différents règlements ou pages d’information. Prenons l’exemple de la façon dont on documente une absence, comment faire une demande pour différer un examen, pour retirer un cours après les dates limites, ou bien pour avoir un crédit financier le cas échéant.

Nous avons donc recommandé de centraliser cette information sur une page web spécifique. L’U d’O a indiqué qu’elle inclurait cette information dans le cadre d’un projet pilote en cours avec la Faculté des arts et en collaboration avec le projet Perspective Web.

LR : Qu’en est-il du point concernant l’amélioration des outils de communication et de résolution de conflit dans les relations de supervision, qui est à l’intention des membres de la population étudiante, du corps professoral et des personnes dirigeant les programmes de deuxième et troisième cycle ?

MC : Après avoir observé qu’il existe peu d’information centralisée sur le rôle des différentes parties d’une relation de supervision au deuxième et troisième cycle, ainsi que sur les processus en situations de conflit, nous avons décidé de présenter cette proposition.

Dans le rapport précédent, nous avions déjà recommandé de clarifier les attentes relatives au rôle de directeur.ice de thèse et d’expliquer le rôle des membres du comité et de la direction du programme dans la résolution des problèmes. Dans le présent rapport, nous recommandons également de normaliser le fait que des difficultés puissent surgir. Par conséquent, il est nécessaire de publier l’information à l’intention des membres du corps étudiant et du corps professoral et de les sensibiliser à aborder les situations de conflit de façon constructive.